Adjointe à la direction générale - Fondation Hôpital Charles-LeMoyne

Adjointe à la direction générale


Chef de file en philanthropie, la Fondation contribue à rendre possible le développement de l’Hôpital Charles-Le Moyne, le plus important et le seul centre hospitalier affilié universitaire en Montérégie. Innovante, actuelle et audacieuse sont les caractéristiques qui distinguent la Fondation. Si vous avez envie de vous joindre à une équipe visionnaire et dynamique et ainsi
contribuer à la bonification des soins de santé et transformer des vies, c’est ici que vous devez appliquer.


SOMMAIRE DE L’EMPLOI
La personne titulaire de ce poste offre un soutien administratif de haut niveau à la directrice générale et est à l’aise de travailler avec un conseil d’administration, à l’occasion avec les médecins, les cadres supérieurs de l’hôpital ainsi qu’avec les donateurs et les fournisseurs. Elle assiste la directrice générale de la Fondation dans ses fonctions administratives au niveau du secrétariat, de la comptabilité de base, de la gestion des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et des autres comités découlant du conseil. Elle apporte également un support à la directrice dans le développement philanthropique et les communications et supporte au besoin et à la demande de la directrice générale les autres employés de l’équipe.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
• Effectuer la gestion et le suivi de l’agenda, des appels, des courriels et du courrier de la directrice générale, en fonction des priorités établies. À partir d’instructions générales, donner suite à certaines demandes de diverses natures.
• Convoquer, préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du conseil d’administration et des comités découlant de ce dernier : rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de lettres, documents d’information et de listes pour la directrice générale.
• Faire la saisie de données, codifier des fiches et produire des listes pour les besoins de la directrice.
• Consulter, consolider et procéder au montage de documents de nature stratégique pour les demandes de dons et autres sollicitations.
• Coordonner le processus de demande de dons provenant de l’hôpital et faire le suivi pour la reddition de compte des projets.
• Participer à l’organisation logistique de différents événements (ex. : réunions d’équipe, comités, assemblées, formations, conférences téléphoniques, rencontres, etc.)
• Assurer la mise à jour des dossiers liés à la direction générale (ex. : classement, épuration et conservation).

• Exécuter le suivi sur les dons lorsque nécessaire (engagements, dons en action, biens et services, legs, commandites, etc.)
• Agir à titre de personne contact pour le service de comptabilité externe.
• Exécuter des tâches de comptabilité de base (suivi des décaissements, dépôts bancaires, conciliation, suivi des comptes à payer, etc.)
• Maintenir à jour la documentation sur les fonds destinés (apports reportés).
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (ex. : feuille de temps, vacances, tableaux de bord, comptes de dépenses, évaluations de rendement, etc.)
• Accueillir les nouveaux employés et maintenir les dossiers du personnel à jour (conditions de travail, assurances, etc.)
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences et profil recherché :
• DEC en secrétariat (DEP)
• 5 années d’expérience dans un poste similaire
• Excellente communication verbale et écrite (français et anglais)
• Maîtrise avancée du logiciel Prodon (ou autre base de données) et de la suite Office
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Connaissance du milieu philanthropique, un atout

Compétences personnelles :
• Excellentes capacités relationnelles
• Fait preuve d’altruisme et d’un excellent sens de l’écoute
• Bonne éthique de travail
• Rigueur, discrétion et polyvalence
• Créativité, énergie, enthousiasme et initiative

Conditions d’emploi :
• Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine) ou possibilité d’un horaire 4 jours (28 heures/semaine)
• Rémunération concurrentielle
• Entrée en fonction : Avril 2021

Veuillez nous faire parvenir par courriel, avant le 22 mars 2021, une lettre de présentation accompagnée de votre CV à l’attention de : Estelle Girard | estelle.girard@fhclm.ca
Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

*L’utilisation du genre masculin dans le texte n’a d’autres fins que d’en faciliter la lecture.