Adjointe à la direction générale recherchée - Fondation Hôpital Charles-LeMoyne

Adjointe à la direction générale recherchée

LA FONDATION

Vous voulez avoir de l’impact en travaillant pour une bonne cause? Que diriez-vous de contribuer à rendre possible le développement de l’Hôpital le plus important en Montérégie? C’est votre chance de vous joindre à l’équipe de la Fondation Hôpital Charles-LeMoyne, un chef de file en philanthropie qui se distingue par son audace, sa capacité à rester actuelle et son caractère innovant.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Nous recherchons une personne qui occupera un rôle central au bon fonctionnement de la Fondation. Elle offrira un soutien administratif à la directrice générale au niveau du secrétariat, de la comptabilité de base, de la gestion des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et des autres comités. Elle travaillera avec le conseil d’administration, les donateurs, les partenaires et à l’occasion avec les médecins et les cadres supérieurs de l’Hôpital. Au besoin, elle apportera également un support aux autres employés de l’équipe dans le développement philanthropique et les communications.
Travailler à la Fondation Hôpital Charles-LeMoyne, c’est intégrer une équipe dédiée et solide de professionnels en collecte de fonds, axée sur la collaboration, qui met tout en œuvre pour offrir aux patients et leurs familles l’accès aux meilleurs soins de santé.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  • Effectuer la gestion et le suivi de l’agenda, des appels, des courriels et du courrier de la directrice générale, en fonction des priorités établies. À partir d’instructions générales, donner suite à certaines demandes de diverses natures.
  • Convoquer, préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du conseil d’administration et des comités découlant de ce dernier : rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus, colliger les résolutions, et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
  • Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de lettres, documents d’information et de listes pour la directrice générale.
  • Faire la saisie de données, codifier des fiches et produire des listes pour les besoins de la directrice.
  • Consulter, consolider et procéder au montage de documents de nature stratégique pour les demandes de dons et autres sollicitations.
  • Coordonner le processus de demande de dons provenant de l’hôpital et faire le suivi pour la reddition de compte des projets.
  • Participer à l’organisation logistique de différents événements (ex. : réunions d’équipe, comités, assemblées, formations, conférences téléphoniques, rencontres, etc.)
  • Assurer la mise à jour des dossiers liés à la direction générale (ex. : classement, épuration et conservation).
  • Exécuter le suivi sur les dons lorsque nécessaire (engagements, dons en action, biens et services, legs, commandites, etc.)
  • Agir à titre de personne contact pour le service de comptabilité externe.
  • Exécuter des tâches de comptabilité de base (suivi des décaissements, dépôts bancaires, conciliation, suivi des comptes à payer, etc.)
  • Maintenir à jour la documentation sur les fonds destinés (apports reportés).
  • Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (ex. : feuille de temps, vacances, tableaux de bord, comptes de dépenses, évaluations de rendement, etc.)
  • Accueillir les nouveaux employés et maintenir les dossiers du personnel à jour (conditions de travail, assurances, etc.)
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigences et profil recherché :

  • DEC en secrétariat (DEP)
  • 10 années d’expérience dans un poste similaire
  • Excellente communication verbale et écrite (français et anglais)
  • Maitrise du logiciel Prodon (ou autre base de données) et de la suite Office
  • Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
  • Connaissance du milieu philanthropique, un atout

Compétences personnelles :

  • Vous serez en contact avec un éventail de personnes variées, nous cherchons donc quelqu’un avec d’excellentes capacités relationnelles.
  • Grâce à votre altruisme et à votre sens de l’écoute, nous sommes sûrs que vous contribuerez au respect qui règne entre vos futurs collègues.
  • Une bonne éthique de travail est primordiale pour œuvrer dans le milieu philanthropique, cela va de soi!
  • Vous vous sentirez à la bonne place si vous êtes flexible, rigoureuse, polyvalente et autonome. Et enthousiaste!

Conditions d’emploi :

Nous offrons un poste permanent à temps plein (35 heures/semaine), avec une possibilité d’un horaire sur 4 jours (28 heures/semaine).
Rémunération concurrentielle. Entrée en fonction : juin 2022

Veuillez nous faire parvenir par courriel, avant le 27 mai 2022, une lettre de présentation accompagnée de votre CV à l’attention de : Estelle Girard | estelle.girard@fhclm.ca
Nous communiquerons uniquement avec les candidates retenues pour une entrevue.

*L’utilisation du genre féminin dans le texte n’a d’autres fins que d’en faciliter la lecture.